Bailleurs & gestion locative – Lettres ESA

1. Réception de la demande et premières vérifications

Lorsqu’un locataire ou candidat-locataire vous transmet une lettre ESA, commencez par vérifier qu’il s’agit d’un document nominatif, daté et signé par un professionnel habilité (médecin, psychologue). Le contenu doit rester sobre et ne pas divulguer d’éléments médicaux détaillés : l’objet est d’attester que la présence de l’animal contribue au bien-être de la personne, pas d’exposer un diagnostic. Vous pouvez, de manière proportionnée, demander des justificatifs vétérinaires (identification, vaccins à jour) afin d’évaluer les enjeux d’hygiène et de sécurité.

Parallèlement, relisez les règles applicables au logement : clauses existantes du bail, règlement de copropriété, restrictions d’espèces ou de gabarit prévues dans l’immeuble, et obligations d’entretien des parties communes. L’objectif n’est pas d’écarter systématiquement la demande, mais de s’assurer que l’occupation reste compatible avec le lieu, ses occupants et ses contraintes techniques (ascenseurs, espaces verts, ventilation, etc.).

2. Apprécier la demande : conditions objectives et raisonnables

La clé d’une décision équilibrée est d’énoncer des conditions objectives liées à la tranquillité de l’immeuble, à l’hygiène et à la sécurité. Par exemple, vous pouvez imposer l’utilisation d’une cage de transport dans les parties communes, la maîtrise de l’animal (laisse, muselière si nécessaire), le ramassage systématique des déjections, la prévention des nuisances sonores et la souscription d’une assurance responsabilité civile couvrant les dégâts potentiels. Ces exigences doivent être cohérentes, proportionnées et applicables à tous les occupants dans des situations similaires.

Si l’animal présente un gabarit important ou un tempérament sensible au stress, vous pouvez prévoir des aménagements spécifiques (horaires dédiés pour l’utilisation de l’ascenseur, zone de circulation privilégiée, limitation temporaire en cas de travaux bruyants). Le tout doit rester traçable et compréhensible pour le locataire : expliquez les raisons concrètes des conditions, afin de réduire les malentendus et prévenir les conflits.

3. Répondre par écrit et documenter la décision

Quelle que soit l’issue, il est indispensable de répondre par écrit. En cas d’acceptation, mentionnez explicitement les conditions (hygiène, nuisances, responsabilité, respect des parties communes) et indiquez les conséquences en cas d’incident répété (avertissement, réévaluation, résiliation selon le cadre légal). En cas de refus, motivez la décision par des arguments concrets (risques identifiés, incompatibilité avec le règlement, nuisances avérées), sans porter d’appréciation sur l’état de santé de la personne. Proposez, si possible, une alternative raisonnable (local spécifique, horaires adaptés, autre logement plus approprié dans votre parc).

Conservez une traçabilité complète : demande initiale, pièces examinées, échanges, décision finale et éventuels contrôles ultérieurs. Cette approche protège le bailleur comme le locataire, en montrant que la demande a été traitée de manière cohérente, proportionnée et non discriminatoire.